アメリカ中西部のミネソタ在住。お仕事やプライベートの驚きをつづります。I live in Minnesota. This is a scribble of my excitement when I boldly go where I have not gone before.


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ペーパレス化・データ化 Saving data as digital form

オフィスと自宅の書類のペーパレス化・データ化を実施中です。

目的は、2つ。

1つめは、自分の機動力を高めるため。オフィスに行かなくても、いつでもどこでも仕事ができ、必要な情報がどこでも把握でき、かつ使用できる状態になっていれば、急なアポや出張、旅行に柔軟に対応できますし、移動中の時間も有効に使えます。

2つめの目的は、安心です。オリジナルの書類に万一何かがあっても、バックアップ・データを持っていれば、損害が最小限にくいとめられ、万一の事が起こらなくても、普段の心の平安につながると思うのです。これは 3.11のときに痛感しました。多くの方が、津波後の被災した自宅に戻って、アルバムなどの思い出の品を探す被災者の方々の姿をテレビで見て、胸を痛めたのではないでしょうか。思い出は人の心や体の一部さえある大切なものです。

ペーパレス化を進めていくと、紙で保存しなければならない物というのは意外に少ない事に気づきます。従来は、お金関係の情報は紙で確認・保管するのが常でしたが、だんだん電子化されてきました。クレジットカードの明細は電子化され、銀行口座はオンラインで管理できるようになり、給与明細もデータで配布されるようになりました。飛行機もeTicketになり、控えやバーコードを印刷しなくてもスマホの画面をかざせば国内線は搭乗できるようになりました。

以上は記録や証明としての情報の電子化です。考える素材としての情報は、紙の方が一覧性が高いので、紙が一切なくなるということはないのですが、iPadも一覧性が高いので、一部紙に取って変わりつつあります(私の場合)。

私は、かなりビジュアルを重視する人でして(面食いという意味ではなく。面食いでもありますが・・・)、視覚優位です。講義のレジメはマンガで作ったりします。なので、セミナーを聴きに行ったあとの講義ノートはグラフィカルな紙のものになります。でも、あとでスキャンもしてデータ保存しておくことにしました。クラウドに保存しておくと、いつでもスマホやiPadで取り出すことができ、人に説明するときなどにもすぐに見せられるので便利です。


Recently, I'm altering paper documents to digital at home and office for two reasons. One is to make myself nimble and active. For example, if I can work wherever I am by using digital data on a hard drive or cloud enviroment without referring paper-based documents, I can flexibly cope with appointments and travel. Another reason is for security. Should something happen to original documents, damage can be avoided or kept at minimal if you have digital data as back-up. Even though any unexpected accidents won't happen,I think we can feel secure if you have back-up data. I felt this acutely when 3.11 happened. I believe many people broke their hearts when we watched TV where Tsunami suvivors were looking for memorabias such as photos or albums from debris. I think memories are such precious things that are even equivalent of our own bodies and hearts.

While I alter data from paper to digital, I realized we can reduce papers a lot. For example, money related records used to be saved by papers, but a lot of things were converted to electronic forms. Statements of credit cards are now e-statements, bank accounts are managed on internet. In my office, payslips are sent by PDF by email. After airlines started issuing eTickets, we can get on a plain without printed tickets. We can be get onboard with barcodes on our smartphones, at least for domestic flight.

Data above are records and proofs. To generates ideas and thoughts, I think it may be sometimes more useful to use data printed on paper because we can view paper with wider angle and get more information quickly as compared to digital screen. So, papers will still remain, but iPad can replace paper sometimes in my case.

I find always visuals important. It does not mean I like only handsome men, but I happen to prefer handsome men. (Well, it's an another story.) What I mean is that my sense of visual is predominant over other senses as long as five senses are concerned. So, I record my lecture notes in graphical forms, for example. I decided to scan these notes and save as digital data in a cloud enviroment. By doing so, I can show them to others via smartphone when necessary, which turned out to be very useful.





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by kobewindy | 2013-06-03 20:31 | Nomad ノマド